Sebelum kita mengetahui apa saja tips untuk memperbaiki pencapaian dalam berkomunikasi, sebaiknya kita perlu memahami arti komunikasi terlebih dahulu. Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan, gagasan, ide ataupun kegiatan bertukar pikiran yang digunakan oleh setiap individu untuk berhubungan dengan orang lain dalam suatu kegiatan, baik perseorangan maupun kelompok.
Untuk dapat melakukan komunikasi dengan lebih baik dan efektif, maka diperlukan beberapa tips dalam memperbaiki pencapaian berkomunikasi (Djoko Purwanto, 2011 dalam Komunikasi Bisnis), antara lain:
- Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh pendengar atau tidak. Bila prediksinya tepat, pendengarpun akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Selain itu, pendengar yang bertindak sebagai penerima pesan akan mengantisipasi bagaimana reaksi komunikator dalam menyusun umpan balik, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
- Ketepatan
Ketepatan yang dimaksud adalah seorang komunikator harus mempunyai suatu kerangka berfikir yang jelas. Hal ini perlu dilakukan agar proses komunikasi mencapai sasaran yang diinginkan. Komunikator harus mampu mengekspresikan sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berfikir. Apabila hal itu diabaikan, yang muncul adalah kesalahan komunikasi (miscommunication).
- Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa pendengar adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Di samping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.
- Pengendalian
Dalam suatu komunikasi, pendengar akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan pendengar terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi pendengar bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan pendengarnya saat melakukan komunikasi.
- Keharmonisan
Komunikator yang baik harus dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan pendengar sehingga komunikasipun dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuannya. Dalam proses komunikasi, seorang komunikator harus dapat menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada para pendengarnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar dapat mengatasi berbagai hambatan yang muncul dalam proses komunikasi, antara lain:
- Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi serta para pendengar yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki dengan menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir materi yang akan dijelaskan.
- Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Melalui pemilihan cara berkomunikasi dengan hati-hati, komunikator dapat membuat para pendengarnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan akan lebih efektif apabila lokasi atau tempat penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, dan sebagainya.
- Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut dapat memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik.
Melalui tips tentang bagaimana memperbaiki pencapaian dalam berkomunikasi yang telah dijabarkan. Diharapkan tips tersebut bisa menjadi masukan bagi para pembaca dalam melakukan komunikasi yang lebih efektif dan dapat mencapai sasaran dengan baik.
